Veiligheid op een evenement regel je niet op het moment dat er iets misgaat. Je regelt het vooraf, met heldere afspraken en hulpmiddelen die risico’s kleiner maken. Twee onderwerpen krijgen daarbij vaak te weinig aandacht: herkenning en geld. Weet je op elk moment wie er bij de organisatie hoort, wie bevoegd is om een ruimte te betreden en wie aanspreekpunt is bij een incident? En hoeveel contant geld gaat er de hele dag rond op je terrein of in je hal? Juist op die punten kun je met eenvoudige maatregelen veel winst halen. Wie zijn crew direct herkenbaar wil maken, kan lanyards bedrukken met naam, functie en kleur. Door met consumptiemunten te werken, haal je een groot deel van het contante geld uit de omloop. In deze blog lees je hoe je beide maatregelen inzet als onderdeel van je veiligheidsplan, waar je op let bij de uitvoering en hoe je ze na afloop evalueert.
Op een evenement zonder duidelijke herkenning ontstaan snel risico’s. Onbevoegden lopen ongemerkt een opslagruimte, een kassaruimte of het gebied achter het podium in. Bezoekers met een vraag of een melding weten niet bij wie ze terechtkunnen. En bij een calamiteit verliezen hulpdiensten kostbare tijd met zoeken naar de verantwoordelijke persoon. Een badge aan een lanyard lost veel van die problemen op. Op de badge staan de naam en de functie van de drager, zoals beveiliging, BHV, EHBO of organisatie. Met een vaste kleur per functie of per bevoegdheid zie je in één oogopslag wie waar mag komen. Een rood koord voor beveiliging en een groen koord voor EHBO werken voor iedereen intuïtief. Let ook op de sluiting van het koord. Een lanyard met een veiligheidssluiting gaat vanzelf los als er hard aan getrokken wordt. Dat voorkomt letsel als het koord ergens achter blijft haken of als iemand er in een gespannen situatie aan trekt.
Euro Events is gespecialiseerd in materialen voor evenementen, van lanyards en polsbandjes tot consumptiemunten. Organisatoren van festivals, beurzen, congressen en sportevenementen in heel Europa werken met hun producten. Die ervaring merk je in het advies over herkenning en toegang. Het team denkt met je mee over een kleurindeling die past bij de rollen binnen je organisatie en die je beveiliging zonder uitleg kan gebruiken. Lanyards zijn te bedrukken met tekst, je logo en de naam van je evenement. Je kunt ook kiezen voor een bedrukking die alleen de functie toont, zodat je dezelfde koorden bij meerdere evenementen opnieuw inzet. Twijfel je over de juiste sluiting of over het aantal koorden per functie? Dan krijg je een helder advies op basis van het type evenement en de omvang van je crew. Zo bouw je een systeem van herkenning dat iedereen begrijpt en dat bijdraagt aan een veilige omgeving voor je medewerkers, je vrijwilligers en je bezoekers.
Minder contant geld, minder risico: munten als preventieve maatregel
Contant geld trekt risico’s aan. Hoe meer geld er op je evenement rondgaat, hoe groter de kans op diefstal, op fouten bij het tellen en op misbruik. Elke bar en elke kraam met een eigen kassa is een plek die je moet beveiligen. Met consumptiemunten breng je het contante geld terug tot een paar centrale verkooppunten. Bezoekers kopen daar hun munten en betalen daarmee bij alle andere punten. Je barpersoneel en je standhouders hebben dan geen geld meer in handen, alleen munten. Dat maakt hen minder kwetsbaar en verkleint de kans op discussies over wisselgeld. Kies je voor munten met een eigen ontwerp, dan zijn ze bovendien lastig na te maken. Gewone, onbedrukte munten zijn makkelijk te kopen en kunnen dus ook van buitenaf je evenement binnenkomen. Ga je munten bedrukken in je eigen kleur en met je logo, dan maak je het namakers een stuk moeilijker en houd je grip op je omzet.
Ook bij een muntensysteem blijft goede uitvoering belangrijk. Plaats de verkooppunten op een overzichtelijke plek, goed verlicht en in het zicht van je beveiliging. Zorg dat er nooit meer geld in een kassa ligt dan nodig. Spreek vaste momenten af waarop geld wordt afgeroomd en naar een afgesloten ruimte gaat, het liefst onder begeleiding. Werk bij de verkoop met minimaal twee medewerkers per punt, zodat niemand alleen verantwoordelijk is voor grote bedragen. Zo houd je ook bij drukte overzicht over de geldstromen op je evenement. Voor de munten zelf geldt hetzelfde. Laat standhouders hun munten aan het eind van de dag inleveren en tel ze samen met hen, zodat je de opbrengst per kraam vastlegt. Gebruik je verschillende kleuren voor verschillende dagen, dan zie je direct of iemand munten van een andere dag probeert te gebruiken. Leg ten slotte vast wat er gebeurt met munten die bezoekers niet uitgeven. Communiceer dat duidelijk vooraf, zodat er achteraf geen onduidelijkheid of discussie ontstaat.
Euro Events levert consumptiemunten die je helemaal afstemt op je evenement. Je kiest de kleur, de vorm en de bedrukking, zodat de munten passen bij je uitstraling en lastig te vervalsen zijn. Het team denkt met je mee over het aantal munten dat je nodig hebt, op basis van je verwachte bezoekers en het gemiddelde aantal consumpties per persoon. Ook bij de keuze voor een kleurindeling per dag of per waarde krijg je advies, zodat je controle en afrekening eenvoudig blijven. Organiseer je een evenement met meerdere verkooppunten en veel standhouders, dan helpt Euro Events je een systeem op te zetten dat overzichtelijk blijft voor iedereen die ermee werkt. Omdat je munten en lanyards bij dezelfde leverancier bestelt, sluiten ontwerp en kleuren op elkaar aan. Dat maakt de briefing van je personeel eenvoudiger, omdat alles een vaste en herkenbare lijn volgt. Bestel op tijd, zodat je de proef rustig kunt controleren voordat de productie start.
Een veiligheidsplan waarin herkenning en betalen samenkomen
Lanyards en munten werken het best als ze een vaste plek krijgen in je veiligheidsplan. Beschrijf in je draaiboek welke functies er op je evenement zijn, welke kleur koord daarbij hoort en tot welke ruimtes elke functie toegang heeft. Doe hetzelfde voor je betaalsysteem. Leg vast waar de verkooppunten staan, wie er werkt, hoe vaak geld wordt afgeroomd en wie verantwoordelijk is voor het transport naar de afgesloten ruimte. Neem deze afspraken mee in de briefing van je crew, vrijwilligers en standhouders. Geef iedereen een eenvoudig overzicht van de kleuren en wat ze betekenen. Hang dat overzicht ook op bij de toegang tot afgeschermde ruimtes. Deel de afspraken daarnaast met je beveiligingsbedrijf en, waar nodig, met de gemeente of de hulpdiensten. Zo weet iedereen op het terrein wie welke rol heeft. Bij een incident kan de juiste persoon dan direct worden gevonden en aangesproken, wat in een kritieke situatie veel tijd scheelt.
Preventie stopt niet als het evenement voorbij is. Een goede evaluatie maakt je volgende editie veiliger. Neem lanyards na afloop in en controleer of je alle koorden terug hebt. Ontbreken er badges van functies met veel bevoegdheden, zoals beveiliging of organisatie, dan weet je dat je voor een volgende keer extra maatregelen moet nemen. Tel ook de munten zorgvuldig en vergelijk het aantal ingeleverde munten met het aantal verkochte. Grote verschillen kunnen wijzen op fouten bij de verkoop of op munten die van buitenaf zijn binnengekomen. Leg incidenten en situaties die bijna misgingen vast in een kort verslag. Bespreek ze met je crew en je beveiliging, zodat je samen leert wat beter kan. Kijk ook welke lanyards en munten je opnieuw kunt gebruiken. Materialen zonder datum of jaartal zet je vaak bij een volgend evenement weer in. Dat is voordelig en zorgt ervoor dat je crew vertrouwd blijft met hetzelfde systeem van herkenning.
Wie elk jaar een evenement organiseert, heeft baat bij een leverancier die meedenkt over veiligheid en preventie. Euro Events weet hoe lanyards, polsbandjes en consumptiemunten samen zorgen voor een evenement dat overzichtelijk en beheersbaar blijft. Die kennis zet het team in om met je mee te denken over ontwerp, kleuren, aantallen en gebruik. Wil je een vaste kleurindeling voor je crew die je elk jaar aanhoudt, dan helpt Euro Events je die uit te werken in herbruikbare lanyards. Wil je munten die lastig na te maken zijn, dan krijg je advies over een bedrukking en kleur die bij je evenement passen. Omdat alles uit één hand komt, heb je één aanspreekpunt en sluiten je materialen op elkaar aan. Dat maakt het voor je personeel eenvoudiger om de afspraken te volgen. Zo worden lanyards en munten een vast onderdeel van een veiligheidsplan dat risico’s verkleint en je bezoekers een veilige en zorgeloze dag bezorgt.